Receptioner/ Front desk officer

Recrutăm pentru clientul nostru, o companie din industria navală o persoană care să întregească echipa de recepționeri de la biroul aflat la intrarea clădirii administrative.

Obiectivul va fi orientat în două direcții:
- extern, fiind interfața companiei pentru toți vizitatorii, fiind responsabil/ a pentru prima impresie a acestora;
- intern – vei avea grijă de „agenda” clienților interni & externi, desfășurând activități de rezervare mijloace de transport, cazare, masă, pentru deplasările interne si externe ale angajaților din diverse departamente

Responsabilități
 Întâmpinarea și primirea oaspeților;
 Primirea corespondenței si distribuirea acesteia;
 Verificarea, sortarea și expedierea e-mail-urilor;
 Preluarea, filtrarea și direcționarea apelurilor telefonice;
 Îndeplinirea formalităților referitoare la parcul auto al companiei(verificare disponibilitate mașină, predare chei, preluare chei și completare în registrul de evidență al deplasărilor);
 Organizarea delegațiilor naționale și internaționale din punct de vedere al asigurării mijloacelor de transport, cazare și masă atât pentru clienți interni(colegi din diverse departamente), cât și pentru clienți externi (vizitatori ai companiei), intr-un mod eficient;
 Gestionarea schimbarilor urgente/ anularilor intr-un mod profesional si calm;
 Înregistrarea de solicitări de materiale în sistemul de tip ERP IFS;
 Centralizarea și depunerea documentelor necesar a fi transmise prin serviciul de curierat pus la dispoziție de Posta Română, ori de cate ori este necesar;
 Prelucrarea facturilor emise de furnizori, în legatură cu serviciile care intră în atribuții(servicii de cazare, transport, masa etc.) prin introducerea lor în sistemul IFS, împărțirea pe centre de cost etc.
 Respectarea tuturor procedurilor și instrucțiunilor de lucru emise în cadrul societății;
 Colaborarea in vederea inregistrarilor corespunzatoare, cu celelalte departamente din companie;

Profilul candidatului ideal:

• Abilități bune de comunicare
• Planificare și organizare
• Orientare spre soluții
• Sociabilitate
• Abilități de ascultare activă
• Atitudine pozitivă
• Abilitate de a lucra sub presiune, cu termene limită și în ritm alert


Cerinte:

• Studii medii/ superioare – reprezintă un avantaj;
• 1-3 ani de experiență în activități administrative/ de secretariat;
• Cunoștințe la nivel mediu ale aplicațiilor MS Office (Word, Excel, PowerPoint etc.);
• Cunoștințe avansate de limba Engleză, vorbire, citire și scriere;
• Capacitate de lucru autonom.